Conseils pour communiquer avec les clients
La communication client n’est pas sorcier. Il s’agit simplement d’un véritable effort de votre part pour vous engager auprès des personnes en recherche de solution. Et si vous trouvez de solution en temps opportun, cela signifie que vous avez bien communiqué avec eux. Il existe quelques Conseils pour communiquer avec les clients.
1. Cherchez à ajouter de la valeur aux clients
La communication client doit être considérée et abordée comme une opportunité de servir les clients. Il devrait être utilisé comme un outil pour ajouter de la valeur plutôt que simplement résoudre des problèmes.
Plus important encore, lorsqu’un client approche votre entreprise, votre objectif doit toujours être à long terme plutôt que momentané.
L’ajout de valeur aux clients peut prendre différentes formes, notamment –
- Transmettez toujours des informations exactes
- Adoptez une approche centrée sur le client
- Écoutez attentivement leurs problèmes sans jamais les interrompre
- Soyez toujours poli et courtois
- Faites preuve de patience et maintenez le décorum même lorsque les clients ne peuvent pas
- Faire preuve d’empathie avec les clients pour mieux comprendre leurs problèmes
2. Identifiez d’abord les besoins de vos clients
Les clients ne viennent pas chez vous en attendant le ciel. Ils ont plutôt un besoin qui les amène à vous. Et tout ce dont vous avez besoin est d’identifier le besoin, puis d’aider autour de cela. Lorsque vous répondez exactement aux besoins et aux attentes des clients , vous avez fait votre travail. C’est le véritable but de la communication.
Identifier les besoins des clients signifie rechercher ce que vos clients veulent, puis développer les fonctionnalités ou les services de votre produit pour répondre à ces besoins. Il s’agit également de prendre des mesures pour leur offrir une meilleure expérience et dépasser leurs attentes.
3. Soyez proactif
Lorsque vous souhaitez communiquer avec les clients, il existe essentiellement deux approches –
- Soit vous attendez que les clients vous contactent avec leurs problèmes
- Ou vous prenez des mesures pour les contacter et résoudre leurs problèmes
Avant de répondre à cette question, vous devriez mieux savoir comment la plupart des clients s’attendent désormais à ce que les entreprises les contactent. Ils s’attendent également à ce que les entreprises fassent le premier pas et fassent un effort supplémentaire pour elles.
Et lorsque vous êtes proactif, cela signifie –
- Vous vous souciez des clients et vous voulez bien communiquer avec eux
- Vous souhaitez résoudre leurs problèmes rapidement et assurer une excellente expérience avec votre marque
4. Utilisez des outils d’engagement avancés
Être flexible est souvent un aspect clé de la communication client. Cela signifie que vous devez être ouvert à l’idée de démarrer une conversation sur n’importe quel canal préféré des clients. Et si vous êtes rigide, cela pourrait certainement avoir un impact considérable sur la qualité de la communication.
Et vous ne pouvez jamais être flexible à moins d’avoir le bon type d’outils d’engagement. Ils vous donnent l’effet de levier dont vous avez besoin pour rendre les conversations avec les clients enrichissantes. Et grâce à ces outils, votre équipe de support pourrait trouver plus de pouvoir pour aborder les problèmes des clients en toute confiance.
La meilleure partie, l’utilisation d’outils d’engagement peut également vous donner une idée de la façon dont le personnel a communiqué avec les clients et s’ils ont apporté de la valeur.
5. Résoudre les problèmes rapidement
Les clients détestent tout simplement attendre. Ne les faites pas attendre plus longtemps qu’ils ne le souhaiteraient. Même un temps d’attente d’une minute semble long.
Plus vous les faites attendre des réponses, plus ils sont susceptibles de se sentir frustrés, ce qui, à son tour, est plus susceptible de les pousser hors de votre portée et dans le filet des concurrents.
Ainsi, si répondre rapidement aux requêtes n’est pas votre priorité, vous serez alors mieux préparé à perdre des clients.
Une réponse rapide est souvent un pilier d’une communication client efficace. Être rapide peut résoudre une variété de problèmes de communication.
Un bon exemple de résolution rapide des problèmes est – vous vous assurez d’avoir répondu à un message de chat dans les 2 minutes, sinon il serait en retard. Ce type de temps de réponse est également attendu pour les requêtes sur les réseaux sociaux.
Qu’un client vous approche par téléphone ou par chat en direct, l’utilisation d’une fonction de routage peut réduire considérablement le temps d’attente et améliorer également l’expérience globale.
En général, une réponse par e-mail ne devrait jamais prendre plus d’une journée, car tout dépassement est considéré comme un retard.
